Kun uusi joukkue perustetaan, seura neuvottelee ensin valmentajasopimuksen. Tämän jälkeen valmentaja ja joukkueen pelaajien vanhemmat pitävät joukkueen järjestäytymiskokouksen, jolloin joukkueelle valitaan joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja. Lisäksi joukkueelle kannattaa valita riittävä määrä muita toimihenkilöitä, joiden kanssa joukkueenjohtaja voi jakaa työmääränsä. Tällaisia toimihenkilöitä ovat esimerkiksi talkoovastaavat ja varustevastaava, joita tarvitaan ainakin vanhemmissa ikäluokissa, joissa varusteiden määrä on suuri tai pelaajamääriltään suurissa joukkueissa. Myös muita vastuuhenkilöitä voidaan tarvittaessa valita.
Järjestäytymiskokouksesta laaditaan pöytäkirja, johon kirjataan myös joukkueen toimihenkilöille tarvittavat tilinkäyttöoikeudet/verkkopankki/pankkikortti. Joukkueenjohtaja toimittaa näistä henkilötiedot seuran toimistolle. Tili avataan Pohjois-Savon Osuuspankkiin, jotta taloushallintojärjestelmän tiedot kulkevat tiliotteilta sujuvasti. KuPS ry:n hallitus tekee päätökset joukkueiden tilinkäyttöoikeuksien muutoksista ja kokouksen pöytäkirja tai -ote toimitetaan pankkiin muutoksia varten.
Joukkueenjohtaja ja valmentaja laativat joukkueelle toimintasuunnitelman. Toimintasuunnitelman pohjalta joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja laativat joukkueen tulo- ja menoarvion. Joukkueenjohtaja varmistaa sekä pelaajien että vanhempien yhteystiedot ja tarvittavat tiedot mm. erikoisruokavalioista / allergioista löytyvät Jopoxista. Pelaajien vanhemmilta kysytään myös saako pelaajan nimellä varustettu kuva olla esillä esimerkiksi joukkueen omilla nettisivuilla.
Seuralla on talousohjesääntö, jota kaikkien joukkueiden ja toimihenkilöiden on noudatettava, se löytyy seuran nettisivuilta. Kaikkien joukkueiden tilit ovat verotuksellisesti seuran tilejä, joten niiden avaaminen, muuttaminen ja lopettaminen on käsiteltävä seuran hallituksessa. Kun asia on kokouksessa käsitelty, tekee toimisto pöytäkirjan tai -otteen ja toimittaa sen pankkiin käsittelyä varten. Seurassa on käytössä Netvisor – taloushallintojärjestelmä, jonka välityksellä tilille tulleet suoritukset kirjautuvat Jopoxissa tehtyihin laskuihin. Rahastonhoitaja vastaa joukkueen tiliöinnistä toimistolle, jojon (tai muun pankkikortin haltijan) velvollisuutena on toimittaa kaikki korttimaksukuitit tai muut saamansa laskut sähköisesti rahastonhoitajalle joko heti, kun pankkikorttia on käytetty tai, kun lasku on jojolle saapunut.
Uuden tilin avaus
Kun joukkueelle avataan tili, tarvitaan sitä varten hallituksen kokoukseen tiedoksi seuraavat asiat:
Kenelle tulee tilinkäyttöoikeus?
Tilinkäyttöoikeuksia saavien henkilöiden osalta ilmoitetaan: nimi, täydellinen henkilötunnus, osoite postinumeroineen, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
Olemassa olevan tilin muuttaminen
Jos joukkueessa vaihtuu henkilö, jolla on tilinkäyttöoikeus, on muutoksista tehtävä pöytäkirja. Pöytäkirjassa tai pöytäkirjaotteessa on mainittava seuraavat asiat:
Kenen tilinkäyttöoikeudet muuttuvat (ja miten), kenen poistuvat ja kenen säilyvät ennallaan.
Uuden rahastonhoitajan osalta on mainittava kaikki henkilötiedot, jotka uutta tiliä avatessakin mainitaan.
Tilin lopettaminen
Kun joukkueen toiminta P16 tai T15 -ikävuoden jälkeen loppuu pitää tili lopettaa. Tällöin ilmoitetaan hallitukselle seuraavat tiedot:
Lisenssikausi on aina kalenterivuosi ja lisenssimaksu on jaettu kolmeen osaan, lisenssilaskut lähetetään pelaajille jopoxin välityksellä. Lisenssimaksutaulukot sisältöineen löytyvät seuran nettisivuilta.
Ensimmäinen osa laskutetaan aina marraskuun lopulla, jotta pelaajille ehditään käsitellä pelipassit ja vakuutukset ennen kalenterivuoden loppua. Ensimmäiseen maksuosaan kuuluu siis pelipassi – ja vakuutusmaksu sekä osa seuraosuudesta. Toinen maksuosa laskutetaan jopoxin kautta helmikuun puolivälissä ja kolmas huhtikuun puolessa välissä, ne sisältävät loppuosan seuraosuudesta sekä mahdollisen sisaralennuksen.
Pelaajille/huoltajille lähetetään viimeistään lokakuun alussa vakuutuskysely, jossa pelaajalle valitaan vakuutus: SPL vakuutus tai oma vakuutus, kyselyn perusteella määräytyy vakuutusmaksun suuruus ensimmäiseen maksuosaan. Vaihtoehtoja maksuluokkineen voi tarkastella seuran nettisivuilta.
Kun pelaaja on suorittanut lisenssimaksunsa, seuran toimistonhoitaja maksaa sekä pelipassin Palloliittoon että vakuutuksen valittuun vaihtoehtoon. Lisenssi maksetaan kolmessa erässä, mutta vakuutusilmoituksella saatava maksun huojennus voidaan ottaa huomioon vain ensimmäisen maksun yhteydessä. Pelaaja saa lisenssimaksun myötä oman Pallo-ID numeron, jota tarvitaan esimerkiksi liiton Taso-ohjelmassa rekisteröitäessä pelaaja joukkueeseensa mm. Palloliiton sarjoja pelattaessa.
Lisävakuutusturva ja matkavakuutus
Vanhempien on syytä tiedostaa, että lisenssivakuutus kattaa vain tapaturmat harjoituksissa, peleissä ja niihin välittömästi liittyvillä matkoilla Suomessa ja ulkomailla. Pelaajilla, jotka matkustavat paljon, kannattaa olla erillinen matkavakuutus ja/tai vapaa-ajalla tapahtuneet vahingot korvaava tapaturmavakuutus. Lisenssivakuutus ei myöskään korvaa matkatavaroita tai laitteita, jotka katoavat tai vahingoittuvat pelireissulla. Aina voimassa oleva matkatavaravakuutus on hyvä lisä paljon matkustavan pelaajan vakuutusturvaan. Näiden vapaaehtoisten vakuutusten voimassaole on huoltajien vastuulla, jojo voi muistuttaa huoltajia tästä kauden alussa.
Suomen Palloliitolla on olemassa myös vakuutuksia mm joukkueille (matkustus) ja joukkueiden toimihenkilöille (tapaturma), näihin voi tutustua liiton nettisivuilla.
Kaikki uudet pelaajat niin kilpa- kuin tenavaliigajoukkueisiin ilmoitetaan seuran nettisivujen kautta. Ilmoittautumisessa kerrotaan kaikki tarvittavat henkilö-, vakuutus- ja taustatiedot pelaajasta, niiden perusteella seura liittää pelaajan Jopoxissa joukkueeseen, lähettää pukukoppikutsun ja lisenssilaskun vanhemmille. Uusille tenavaliigapelaajille on seuralla 4 viikon ilmainen koeaika ja kilpajoukkuepelaajille 3 viikon koeaika. ilmoittautuneet uudet pelaajat siirretään joukkueisiin/lähetetään pukukoppikutsu/lisenssimaksulasku kerran viikossa.
Jos joukkueeseen tulee uusia pelaajia toisesta seurasta aloittaa toimisto siirtopyynnön, kun lisenssimaksu on maksettu. Toimisto hoitaa siirrosta aiheutuvat kulut.
Pelaajalla voi olla kaksoisedustus- tai yli-ikäisoikeus. Kaksoisedustusoikeus mahdollistaa pelaajan pelaamisen kahdessa eri seurassa yhtä aikaa. Yli-ikäisoikeus taas mahdollistaa pelaajan pelaamisen itseään nuorempien joukkueessa ja sarjassa. Kaksoisedustus ja yli-ikäisoikeutta koskevat säädökset voivat vaihdella vuosittain, joten niihin perehtyminen onnistuu parhaiten olemalla yhteydessä Palloliittoon. Kaksoisedustuksen voi aloittaa vain pelaajan edustusoikeuden omaava seura.
Jos pelaaja siirtyy KuPS ry:stä toiseen seuraan, pelaajan uusi seura tekee siirtopyynnön Palloverkon kautta ja uusi seura hoitaa siirrosta aiheutuvat kulut.
Jos pelaaja vaihtaa joukkuetta (tenavaliiga-> ikäkausijoukkueiseen tai ikäkausijoukkueiden sisällä) on siirrosta ilmoitettava toimistolle joka tekee pelaajan joukkuemuutoksen jopoxissa. Yhdellä pelaajalla voi olla vain yksi jopox-profiili ja pelaaja on varsinaisesti kirjoilla vain yhdessä joukkueessa, esim. ikäkausijoukkue on varsinainen joukkue ja tenavaliigaikäinen pelaaja voidaan laittaa lainapelaajaksi entiseen tenavaliigajoukkueeseen.
Vanhempainiltoja ja palavereja kannattaa pitää kauden aikana muutamia. Kasvokkain tiedon välittäminen ja keskustelu ovat aina tervetullutta vaihtelua usein yksisuuntaisen sähköpostiviestittelyn sijaan. Myös Teams- tai vastaavat palaverit ovat suositeltavia vanhempainiltamuotoja. Vanhempainilloissa käydään läpi joukkueen ajankohtaisia asioita ja kuulumisia. On suotavaa, että joukkueen valmentaja on mukana palavereissa ja pitää huolen joukkueen urheilullisten asioiden viestinnästä vanhempiin päin. Muita käsiteltäviä asioita on joukkueen toimihenkilöiden valinta, budjetointi ja raha-asiat esim. kuukausimaksuista sopiminen, talkoot, pelimatkat jne.
Vanhempainillat on kutsuttava koolle vähintään viikkoa ennen varsinaista iltaa, jotta jokaisella vanhemmalla on mahdollisuus päästä paikalle. Kutsussa on hyvä näkyä käsiteltävät asiat. Vanhempain illasta tulee kirjoittaa vähintään muistio tai tarvittaessa pöytäkirja, joka jaetaan sähköpostilla kaikille joukkueen vanhemmille.
KuPS ry:n vanhempain palavereja voi pitää Stadionilla ravintola Paitsion tiloissa, varausta voi kysyä KuPS Oy Johanna Taipaleelta.
Pyri mahdollisimman nopeasti asiantuntevaan hoitoon!
Lääkärikeskus Pihlajalinnan ohjeistus KuPS junioreille
Tapaturman sattuessa iltaisin ja viikonloppuisin ensisijainen hoito:
Kysin päivystys
Pihlajalinna Leväsentie
Puh. 010 312 010
Aukioloajat
ma–pe klo 8–20
la–su ja pyhäpäivinä klo 11–17
Tästä verkkosivulle
Leväsentie 1
70700 Kuopio
Loukkaantumisen tapahduttua toimi alla olevien ohjeiden mukaisesti.
TOIMINTAOHJEET PELIPASSIVAKUUTETUILLE (PALLOLIITON VAKUUTUS)
1. Mene mahdollisimman pian asiantuntevaan hoitoon, kuitenkin viimeistään 2 viikon kuluessa vamman sattumisesta.
2. Varaudu maksamaan vamman hoidosta ensimmäinen yksityislääkärikäynti itse.
3. Tee vahinkoilmoitus ensimmäisen lääkärikäynnin jälkeen: Löydät vahinkoilmoituslomakkeen täältä
Vahinkoilmoituksen tekeminen on edellytys korvauksen maksamiselle.
Lisäohjeita saat osoitteesta www.pvvahingonkasittely.fi
puhelimitse 06000 3990 (3,42€/puhelu+pvm/mpm) tai sähköpostilla vahinko@pvvahingonkasittely.fi
Jos lääkäri kysyy vakuutusyhtiötä, tulee ilmoittaa vahinkojenkäsittelijä eli PV Vahingonkäsittely.
Lisenssipelaaja, jotka ovat ottaneet oman vakuutuksen, tulee toimia kyseisen vakuutusyhtiön toimintaohjeiden mukaisesti vahinkoilmoitusta tehdessä.
Suomen Palloliiton pelipassivakuutuksen tuoteseloste, vakuutusmäärätaulukko yms.
Katso tästä!
Vakuutusasiat
Seuralla ei ole erikseen otettua talkoovakuutusta. Suomen Palloliitto on ns. urheiluntuplaturva-vakuutus, johon sisältyy vapaaehtoistyötekijöiden tapaturmavakuutus ja toiminnan vastuuvakuutus. Tarkempi sisältö löytyy SPL:n nettisivuilta http://www.palloliitto.fi/ita-suomi/jasenpalvelut/...