Jokaiselle joukkueelle lankeaa vuoden mittaan erilaisia tehtäviä ja järjestettäväksi erilaisia tapahtumia. jokaiselle joukkueelle muotoutuu myös omat toimintatavat. Seuran joukkueenjohtajien tapaamisissa ja koulutuksissa joukkueenjohtajilla on mahdollisuus jakaa kokemuksiaan sekä hyviä käytäntöjä.

Toimintasuunnitelma ja – kertomus sekä talousarvio

Joukkueenjohtaja laatii yhdessä valmentajan kanssa joukkueen toimintasuunnitelman ja budjetin. Toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon on hyvä kirjata ainakin seuraavat asiat:

• Kerrotaan joukkueen pelaajat, valmentajat ja toimihenkilöt/tukiryhmä,
• Miten joukkue harjoittelee ja missä on harjoittelun pääpaino
• Pelilliset tavoitteet ja mihin sarjoihin ja turnauksiin joukkue aikoo osallistua
• Arvioidaan joukkueen menot: pelimatkat (osallistumismaksut, bussi, majoittuminen, ruokailut jne.), omat turnaukset (kenttämaksut, erotuomarit, ruokailut, palkinnot jne.), varusteet ja niiden painatuskulut, kotiotteluiden erotuomarikulut jne
• Arvioidaan joukkueen tulot: yhteistyökumppaneiden kanssa tehdyt tuki- tai mainossopimukset, talkootulot, kuukausimaksut ja muut pelaajien omavastuumaksut.
• Mikäli joukkue suunnittelee pidempää pelimatkaa, mutta matka toteutetaan eri vuonna kuin minä rahoja aloitetaan keräämään, on tämä mainittavaa sekä toimintasuunnitelmassa että toimintakertomuksessa. Rahankeruusta ja sen käyttötarkoituksesta pitää ilmoittaa myös seuran toimistolle, jotta kerätyt varat tiliöidään oikein tilinpäätöksessä.

Toimintakertomuksessa kerrotaan joukkueen kuluneen vuoden tekemiset; ketä joukkueeseen kuului, miten joukkue harjoitteli, miten pärjäsi peleissä ja turnauksissa, taitokisoissa, ketkä pelasivat esim. alue- tai maajoukkueissa, saivatko pelaajat kutsuja liiton leireille, ketkä palkittiin kauden päättäjäisissä sekä miten joukkue keräsi varat toimintaansa.

Varainhankinta

Joukkueet keräävät varoja osallistumalla kaikkien juniorijoukkueiden yhteisiin talkoisiin; tekemällä oman osuutensa seuran mahdollisissa talkoissa ja ainakin yhdessä Veikkausliigan pelissä. Joukkue keräävät varoja myös myymällä mainospaikkoja peliasuihin ja -varusteisiin ja tekemällä erilaisia talkoita. Juniorijoukkueet saavat myös vuorollaan pitää kioskia esim. seuran jalkapallokoulun tapahtumissa. Suurimmalta osin toiminnan rahoittavat kuitenkin pelaajien vanhemmat, joilta voidaan tarvittaessa periä kuukausimaksuja sekä erilaisia omavastuumaksuja esim. turnausten ja varusteiden osalta.

Hyödykemyynnin ohjeistus

Myyntikampanja toteutetaan joukkueen jäsenten toimesta talkootyönä. Myyntikampanja kohdistuu joukkueen jäseniin ja heidän perheenjäseniinsä sekä tuttaviin ja naapureihin. Tuotemarkkinointi toteutetaan suoramarkkinointina edellä mainittuihin kohderyhmiin. Tuotetilausmäärät ja tilaajat listataan. Listat toimitetaan yritykselle, joka toimittaa tilatut tuotteet joukkueelle. Joukkue jakaa tuotteet ja perii tilaajilta maksut. Joukkue tilittää maksut yritykselle, vähentäen ensin sovitun provision. Jokainen myyntikampanja aloitetaan ja päätetään erikseen. Kampanjat ovat lyhytkestoisia ja kampanjoilla ei ole kiinteää myyntipaikkaa. Saadut tuotot käytetään koko joukkueen hyväksi yleishyödylliseen toimintaan, ei vain kampanjaa osallistuvien perheiden hyväksi. Joukkuekohtainen hyödykemyynnistä saatu tuotto on enintään 2500€ / vuosi.

Henkilökohtaiset sponsorit tai ns. kummipelaajat

Kaikki joukkueen sponsorit ovat joukkuekohtaisia, henkilökohtaisia sponsoreita ei joukkuetoiminnassa ole. Joukkueen tukijat voivat esiintyä eri tavoin esimerkiksi eri pelaajien varusteissa, mutta taloudellinen tuki pitää silti jakaantua tasan kaikkien joukkueen pelaajien kesken/eduksi. Näin mm. siksi, että verottaja voi katsoa pelaajakohtaisesti ”korvamerkityn” tuen pelaajan tai hänen vanhempiensa henkilökohtaiseksi tuloksi, josta kuuluisi maksaa verot. Mikäli jollekin KuPS ry:n pelaajalle tarjoutuu henkilökohtainen sponsorisopimus, on asia sovittava ja käytävä läpi KuPS ry:n toiminnanjohtajan kanssa.

Kotipelit ja -turnaukset

Juniorijoukkueet järjestävät omia jalkapalloturnauksia joko yksin tai yhdessä toisen ikäluokan kanssa. Talvikaudella turnaukset järjestetään joko Kuopio -hallissa ja ulkokaudella turnauksia voidaan pelata Litmasen kentällä. Turnausvuorot joukkueille jaetaan seuran toimistolta.

Kotiturnauksen järjestäjän muistilista

1. Turnauksen ajankohta ja paikka, yksin vai yhdessä toisen ikäluokan kanssa?
   • Kun turnaus järjestetään yhdessä toisen ikäluokan kanssa, on hyvä varhaisessa vaiheessa sopia työnjako sekä kulujen ja tulojen jaosta joukkueiden kesken.
2. Turnauspaikan vuokrat?
3. Millainen turnaus? (Onko tarvetta valita erillinen turnauspäällikkö näitä hoitamaan?)
   • Kutsuturnaus vai vapaa ilmoittautuminen?
   • Yksi sarja vai monta sarjaa? (Esim. kilpa- ja haastajasarja erikseen?)
   • Montako joukkuetta?
   • Säännöt/sarja: pelitapa, peliaika, kentän koko, pallo jne. (voidaan nimetä pelillinen vastuuhenkilö/sarja, valmentaja?), turnauksessa käytännön järjestelyt, kenttien muutokset jne.
   • Alustava otteluohjelma ja aikataulutus kannattaa tehdä hyvissä ajoin, jotta esim. kalliita kenttäaikoja ei jää käyttämättä. Lisäksi on hyvä tehdä arvio myös kenttämaksujen kokonaismäärästä ennen kuin joukkueet määräävät esim. turnauksen osallistumismaksun suuruuden.
4. Turnauksen sponsori? Nimetäänkö turnaus sponsorin mukaan?
5. Osallistumismaksun suuruus?
6. Kutsu (tarvitaanko kääntää esim. englanniksi tai venäjäksi?
   • Kerro missä, milloin, mitä?
   • Säännöt ja alustava otteluohjelma,
   • Osallistumismaksun suuruus, mihin maksetaan?
   • Ketä muita on kutsuttu / vahvistanut tulonsa
   • Järjestetäänkö turnaukseen ruokailut; mitä maksaa, milloin tilataan? muista kysyä erikoisruokavaliot!
   • Onko paikallisista hotelleista pyydetty tarjouksia vierasjoukkueille?
   • Pyydetäänkö lähettämään pelaajaluettelot
   • Oheispalvelut turnauksessa
   • Ilmoittautumisohjeet
7. Palkinnot (mitalit, pokaalit, tsemppari tms. palkinnot)?
8. Ruokailut
   • Jos turnauksessa halutaan järjestää joukkueille ruokailu, ruuan voi kilpailuttaa eri toimijoilta, esim. Juhlapalvelu Remar tai Ravintola Käskynkkä. Turnausruokailujen hinta saadaan kohtuulliseksi ja joukkueen kassaan mukava tulo, kun ruokailut järjestetään talkootyönä.
   • Ruokailun järjestäjän ei tarvitse tehdä enää ilmoitusta elintarvikkeiden myynnistä ja eikä enää tarvitse hyväksyttää omavalvontasuunnitelmaa viranomaisilla.
   • Omavalvontasuunnitelma tulee kuitenkin tehdä (malli oppaan lopussa).
9. Hotellitarjoukset vierasjoukkueille
   • Turnausjärjestäjä voi kilpailuttaa kaupungin hotelleja ja tarjota hotelleja vierasjoukkueille
   • Seura käyttää turnausmatkoilla Sokos Hotelleja, joten on hyvin luontevaa tarjota myös paikallista Sokos Hotelli Puijonsarvea turnausmajoitukseen.
10. Turnauspäivien tehtävät:
    • Kenttämuutokset otteluiden välillä; maalit ja rajat
    • Turnaustoimisto, tulospalvelu, tulostaulun pito ja kuulutukset
    • Nettisivut, tulokset (kotona jännittäville)
    • Tuomarit, pallot, pillit, kynät jne.
    • Palkintojenjako
    • Tarvitaanko ensiapuryhmä ja/tai järjestysmiehiä? (turnauksen aikana, määrä riippuu ilm. osall./yleisömäärästä)
11. Turnauksen muita varainkeruumahdollisuuksia:
    • Käsiohjelma, kioskikahvio, makkaranpaisto, onnenpyörä, pallotutka ym.

P18, T18 SM-sarjan tai SM-karsintasarjan kotipelit

• Ilmoittautumisen sarjaan hoitaa ikäkausivastaavat
• Järjestävä joukkue varaa kentät, pukukopit, lämmittelyajat ja -alueet ja tuomarit
• Järjestävä joukkue informoi myös vastustajajoukkueen pelitapahtumasta
• Järjestävä joukkue hoitaa myös tulospalvelun
• Kenttämaksut maksaa seura, tuomarit ks alla.

Aluesarjojen kotipelit

• Järjestävä joukkue hoitaa ilmoittautumisen sarjaan
• Järjestävä joukkue varaa kentät, pukukopit, lämmittelyajat ja -alueet ja tuomarit
• Järjestävä joukkue informoi myös vastustajajoukkueen pelitapahtumasta
• Järjestävä joukkue hoitaa myös tulospalvelun
• Kenttämaksut maksaa seura, tuomarit ks alla.

Erotuomaripalkkiot

Kaikissa liiton sarjoissa P18-P12 ja T18-T12 (ja aikuisten sarjat) erotuomarit hoitavat palkkiolaskutuksen liiton kanssa Tason välityksellä. Liitto maksaa erotuomareille ja laskuttaa seuralta (joka edelleen laskuttaa joukkueita) keväällä erotuomaripalkkiot runkosarjan osalta ja syksyllä sekä mahdolliset jatkosarjojen tuomaripalkkiot että kauden päätyttyä tuomareiden kulukorvaukset.

Ikäryhmissä P11 ja T11 ja nuoremmissa tuomarit lähettää palkkiolaskunsa joko joukkueenjohtajalle tai suoraan toimistolle. Toimisto maksaa kaikki nämä palkkiot tuomarille ja laskuttaa joukkuetta jälkikäteen. Joukkue EI SAA maksaa palkkioita tuomareille suoraan, niiden on aina kuljettava toimiston kautta valtion tulorekisterin vuoksi.

Myös harjoitusotteluiden ja joukkueiden järjestämien epävirallisten turnausten tuomaripalkkiot laskutetaan ja maksetaan kuten ikäryhmissä P11, T11 ja nuoremmat.

Kuopion Erotuomarikerho Ry:n (KEK) kautta voi tilata joukkueiden turnauksiin ja harjoitusotteluihin erotuomarit. Tämä on syytä tehdä hyvissä ajoin etukäteen. Kun KEK toimii laskuttajana voi laskun maksaa suoraan joukkueen tililtä.

Taso tulospalvelujärjestelmä

Palloliiton sarjoissa ja peleissä käytetään Taso-tulospalvelujärjestelmää. Sarjoihin ilmoittautuminen tapahtuu Tason kautta, tästä huolehtii yleensä seuran toimisto. Joukkueenjohtaja saa Palloliitosta joukkuekohtaisen käyttäjätunnuksen, jota käyttäen Tasoon syötetään kaikki joukkueen tiedot sekä kaikki pelejä koskevat tiedot. Tasosta löytyvät siis kaikki pelaajat, joukkueenjohdon tiedot sekä pelipaikat ja ajat. Kaikista Taso-tulospalveluun liitetyissä sarjoissa on pidettävä myös online-tulosseurantaa. Pelitilanteet siirtyvät reaaliajassa Palloliiton nettisivulta löytyvään ”Otteluseuranta” -sivulle. Pelin pöytäkirjamerkintöjäkin pääsee katsomaan myös kesken pelin. Ottelun jälkeen tuomari kuittaa pöytäkirjan ja tarvittaessa tuossa vaiheessa pöytäkirjamerkintöjä voidaan vielä korjata. Kaikki tilastot sekä joukkueen että pelaajien osalta ovat Taso-tulospalvelujärjestelmän ansiosta aina ajan tasalla.

Tarjouspyynnöt ja kilpailutus

Kaikki joukkueen koti- tai vieraspeliin tarvitsemat tuotteet ja palvelut kannattaa kilpailuttaa. Esimerkiksi ruokailuja järjestettäessä kotiturnaukseen, kannattaa tarjous pyytää useammastakin yrityksestä. Muita kilpailutettavia tuotteita ja palveluja ovat esim. kuljetukset, majoitukset, oman joukkueen ruokailut eri paikkakunnilla ja omia painotuotteita tehdessä painotalot.

Vieraspelit ja -turnaukset

Pelimatkalle tai vierasturnaukseen lähdettäessä joukkueenjohtaja huolehtii joukkueen ilmoittautumisesta, osallistumismaksujen maksusta, kuljetusten, majoituksen ja ruokailujen järjestämisestä. Seuralla on yhteistyösopimukset kuljetuksista Xxxxxx Oy:n kanssa ja Majoitusyhteistyö Sokos Hotelli ketjun kanssa, tästä alla lisää!

Joukkueenjohtajan tehtävänä on myös informoida pelaajia ja/tai vanhempia pelireissun aikataulusta ja muista tarpeellisiksi näkemistään asioista.

Joukkueen mieliessä ulkomaanturnaus- tai harjoittelumatkalle, on syytä kääntyä ulkomailla käyneiden kokeneiden joukkueiden puoleen. Myös ulkomaanmatkojen suunnittelusta ja toteutuksesta olisi syytä laatia oma ohjeensa. Ulkomaanmatkojen suunnittelussa tulee joukkueen päättää vähintäänkin seuraavat asiat ja ne pitää olla selkeästi kirjattuna jo suunnittelupalaverissa.

• Turnauksen tarkoituksellisuus, taso
• Budjetti, paljonko matka saa maksaa
• Kuinka suuri on pelaajakohtainen omavastuu
• Paljonko käytetään matkaan joukkueen rahoja
• Kuinka monta taustahenkilöä osallistuu matkaan ja kuinka monta niistä maksetaan joukkueen rahoista (määrä rajoitettu)'
• Matkustusvaihtoehdot ja niiden valinta

Nämä seikat on mainittava koko varainkeruun ajan sekä omassa toimintasuunnitelmassa että toimintakertomuksessa.

Linja-autot

Seuralla on yhteistyökumppanina kuopiolainen Xxxxxx Oy kanssa.
Seura suosittelee käyttämään Savonlinja Oy:n linja-autoja. Joukkueet yleensä maksavat myös bussikuskin majoituksen ja ruokailut.

Xxxxxx Oy, Linja-auton tarjouspyynnössä mainitaan ainakin seuraavat:

• Milloin ja minne matkustetaan?
• Kuinka kauan matka kestää? Ota huomioon pysähdykset ja ruokailut matkalla ja ollaanko yötä vai käydäänkö päiväseltään.
• Ryhmän koko?
• MUISTA VARMISTAA, KUMPI MAKSAA LINJA-AUTON KULJETTAJAN YÖPYMISEN; JOUKKUE VAI BUSSIFIRMA.

Hotellit + S-card (V)

Sporttiklubi / Sokos Hotels (KuPS ry:n sopimushotelliketju)

• Sporttiklubiin voivat liittyä kotimaiset urheiluseurat ja -joukkueet, ryhmän minimikoko 11 henkilöä. Liittyminen klubiin on maksutonta.
• Sporttiklubi, tarjouksia ja hinnasto löytyvät netistä:
  https://www.sokoshotels.fi/fi/ryhmat/sporttiklubi
  https://www.sokoshotels.fi/fi/ryhmat/sporttiklubi/...
• Tiedustelut ja varaukset: Sokos Hotels Myyntipalvelu, Puh. 020 1234 600, Fax 020 1234 647 tai Radisson Blu Hotellien Myyntipalvelu 020 1234 700. Mainitse Sporttiklubin jäsenyydestä hotellivarausta tehdessäsi.
• Sporttihintojen ja lahjakorttiedun saaminen edellyttää laskun maksamista yhteislaskulla ennakkoon tai vaihtoehtoisesti käteisellä tai henkilökohtaisella maksukortilla hotellissa sisään kirjoittautumisen yhteydessä. Ryhmävaraus tulee taata etukäteen luottokortin numerolla.
• Lahjakorttietu: palautamme 10 % joukkueen majoituslaskun verollisesta loppusummasta S-ryhmän lahjakortteina. Sporttiklubin lahjakorttietuja ei voi yhdistää muihin etuihin. Lahjakortit käyvät maksuvälineenä S-ryhmän toimipaikoissa Suomessa.
• Sporttiklubilaisille myös ateriaetuja.
• Hinnoista ei makseta komissiota eikä välityspalkkiota. Hinnoista ei myönnetä S-Etukortilla Bonusta.

S-Business Card (KuPS ry:n sopimusyhteistyökortti)

Jokaisella joukkueella on S-ryhmän musta S-Business Card kortti. Kortti on joukkuekohtainen eli sitä voi käyttää matkoilla kuka tahansa joukkueen edustaja (joukkueenjohtaja/valmentaja/huoltaja). Kortti käy kaikkiin S-ryhmän toimipisteisiin (kaupat, huoltoasemat, hotellit). Joukkueenjohtaja käy kuittaamassa kortin toimistolta ja jos joukkueenjohtaja vaihtuu, ilmoitetaan vaihdosta sähköpostilla Kirsille.

Kortin käytöstä tulee joukkueelle lasku kaksi kertaa kuukaudessa (laskutusajat ovat 1 - 15. pvä ja 16 - 31 pvä), lasku maksetaan aina viimeistään eräpäivänä. Jos maksut myöhästyvät menee kortti käyttökieltoon. Kun korttia käytetään ei kuittia tarvitse tallettaa eikä toimittaa rahastonhoitajalle sillä kaikki ostot näkyvät laskun liitteessä.

Avustukset

KuPS ry stipendit – päätökset tekee KuPS ry:n hoitokunta

KuPS ry tukee juniorijalkapalloa stipendien muodossa saamiensa lahjoitusten turvin. Viimeisen kymmenen vuoden aikana on KuPSin hoitokunta jakanut stipendejä yli 80000 euroa sosiaalisin, taloudellisin ja taidollisin perustein.

Hakuohje stipendeille

1. Joukkueenjohtaja tekee hakemuksen KuPS ry:n hoitokunnalle ja allekirjoittaa sen. Vanhemmat eivät voi stipendiä hakea vaan ainoastaan joukkue.
2. Hakemuksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:
   • Pelaajan nimi ja joukkue
   • Perustelut stipendin saamiselle
   • Huoltaja pyytää toimistoa muuttamaan hakemusta koskevien laskujen maksulinkin pdf-laskuksi ja toimittaa pdf-laskun/laskut pyydettäessä joukkueenjohtajalle stipendihakemuksen yhteyteen
   • Sähköpostissa on mainittava pelaajan nimi, synt.aika ja laskunumero
   • Hakemus ja kopiot toimitetaan sähköisesti osoitteeseen avustushakemukset@juniorikups.fi
3. Stipendit kohdistetaan peruskuluihin joista lisenssimaksut ovat aina ensisijalla sillä lisenssimaksujen maksu on edellytys joukkueessa mukana olemiselle. Muita kohteita ovat kk- ja varustemaksut tai virallisten otteluiden pelimatkakulut (bussi/majoitus) sekä korkeintaan kotimaan turnaukset (enintään yksi hakemus pelikaudessa). Ulkomaan turnauksiin ei stipendejä myönnetä.
4. Hakemus toimitetaan siis sähköisesti suoraan hoitokunnalle avustushakemukset@juniorikups.fi. Tarvittaessa voi skannausapua kysyä joko aleksi.partanen@juniorikups.fi tai kirsi.poyhonen@juniorikups.fi, tällöin on
   allekirjoitettu hakemus pitänyt jo toimittaa suljetussa kuoressa (kuoreen kirjoitettuna Stipendihakemus Hoitokunnalle) KuPS:n toimistolle os. Kaartokatu 6, Kuopio. Hakemukset eivät siirry enää automaattisesti eteenpäin!
5. Saatuaan hakemuksen hoitokunta konsultoi KuPS ry:n valmennuksen johtoryhmää pelaajan peliuran osalta
6. KuPS ry:n hoitokunta käsittelee hakemuksen ja hyväksyttyään sen määrittelee stipendin suuruuden. KuPS ry:n toimihenkilöt tai työntekijät eivät osallistu tähän päätöksentekoon. Stipendit käsitellään aina kalenterikuukauden ensimmäisellä täydellä viikolla.
7. Päätöksen jälkeen mahdollinen stipendi maksetaan hoitokunnalle toimitetuilla pdf-laskuilla. Lisenssimaksujen osalta pdf-laskun saa pyydettäessä toimistolta (kirsi.poyhonen@juniorikups.fi tai aleksi.partanen@juniorikups.fi), joukkuelaskuissa pdf-laskun tekee joukkueen rahastonhoitaja.
8. Stipendisummaa ei siis makseta joukkueelle tilisiirtona vaan ainoastaan laskuja vastaan. Laskun on perustuttava todellisiin kuluihin esim. pelimatkoista, se ei siis voi olla lasku jossa lukee vain stipendi ja pelaajan nimi. Laskussa on käytävä ilmi mihin tarkoitukseen summa on laskutettu (kuukausimaksut, tietty pelimatka ja sen kustannukset, lisenssilasku).
9. Stipendi maksetaan aina joko hallinnon (lisenssilaskut) tai joukkueen (joukkuelaskut) tilille, sitä ei makseta vanhemmille. Jos stipendi ei kata koko laskun summaa maksaa huoltaja loppuosan samalla laskulla, loppuosasta ei siten tehdä uutta laskua.
10. Pelaajalle voi hakea yhdelle laskulle stipendiä vain yhdestä paikasta. Jos hoitokunta myöntää stipendin laskulle joka on jo maksettu jonkin toisen tahon puolesta (pl vanhemmat) ei stipendiä myönnetä.
    
11. Jos huoltajat ovat jo ehtineet maksaa laskun johon on myönnetty stipendi palautetaan vanhempien maksu takaisin vain, jos pelaajalle ei ole muita erääntyneitä laskuja. Jos pelaajalla on erääntyneitä laskuja käytetään huoltajien maksama raha niihin. Tästä ilmoitetaan huoltajille jo stipendinhakuvaiheessa.

Yhteistyötahot ja tukijat

Seuralla ja joukkueilla on lukuisia tukijoita ja yhteistyötahoja. Joukkueenjohtajan tehtäviin kuuluu tiedottaa pelaajia ja heidän perheitään näistä tukijoista ja heidän palveluistaan ja tuotteistaan. Tuet ovat niin seuralle kuin joukkueillekin elintärkeitä. Joukkueenjohtajan on omalla esimerkillään ja toimillaan osoitettava perheille ja vanhemmille, että voimme omilla valinnoillamme vaikuttaa tukijoiden määrään ja tukitoiminnan pitkäjänteisyyteen.

Seuran sponsoreiden osalta on tärkeää, että joukkueet eivät myy esim. varusteidensa mainospaikkoja seuran tukijoiden kilpailijoille.