Kirjanpito-ohjeita joukkueenjohtajille

Seura otti käyttöön Netvisor-taloushallinto-ohjelman 1.1.2018 alkaen. Siitä johtuen joukkueiden laskutus- ja kirjanpitokäytäntö muuttui vuoden alusta alkaen. Kaikki laskut sekä pelaajille että seuran ulkopuolelle (yhteistyökumppanit, muut joukkueet ym.) tehdään Jopoxissa jotta laskutus kirjautuu järjestelmään. Tiliotteeseen merkitään tiliöintinumerot tilikartasta. Kirsi toimistolla suorittaa varsinaisen kirjanpidon antamienne tiliotteiden ja kuittien perusteella.

1. Kaikki joukkueen laskutus – sekä pelaajille että joukkueen ulkopuolelle – tehdään Jopoxin kautta. Pelaajille tehdään laskut maksulinkkinä, yrityksille, muille seuroille ym on oma laskutustapa. Nämä tietää rahastonhoitaja. Jopoxissa on koulutustallenne marraskuun 2024 alkupuolelta.
2. Laskutuksessa käytetään vain niitä tiliöintivaihtoehtoja jotka Jopoxiin on asennettu valmiiksi, jokaisessa laskussa tulee olla tuote jossa on valmiina tiliöintinumero. Uusia tiliöintivaihtoehtoja joukkue ei voi tehdä, ne tehdään aina seuran toimesta. Tarvittaessa yhteys Kirsiin.
3. Jos joukkueen mukana esim pelimatkalla ei ole henkilöä jolla on joukkueen pankkikortti käyttää vastuuhenkilö joukkueen S-Business Cardia joka käy kaikkiin S-ryhmän toimipisteisiin ja josta kuitit siirtyvät automaattisesti laskulle. Viimeinen vaihtoehto on käyttää omaa kortta jolloin toimitetaan kaikki kuitit ja täytetty lomake rahastonhoitajalle, sen jälkeen hänelle voi maksaa kulut ilmoitetulle pankkitilille.
4. KAIKKI (paitsi S-cardilla tehdyt ostot) kuitit kuvataan, talletetaan puhelimeen ja lähetetään rahastonhoitajalle heti maksutapahtuman jälkeen. Tässä voi käyttää esim Adoben ilmaista appia. Näin varmistetaan se, ettei kuitteja katoa. Kuitti kuvataan puhelimella niin, että siitä näkee selkeästi koko kuitin (tarvittaessa useassa osassa esim pitkät hotellikuitit). Kun kuitti on tallennettu maksajan puhelimeen/tablettiin ja toimitettu sähköisesti rahastonhoitajalle ei alkuperäistä kuittia ole välttämätöntä säilyttää. Tästä lisää kohdassa
5. KUITTIEN SÄHKÖINEN TOIMITUS (kaikki muut paitsi S-card -ostot) Sähköinen toimitus skannauksena tai valokuvana:

• Maksajan (esim jojo) ottaa kuitista kuvan tai skannaa sen ja tarkastaa että kuvassa /skannauksessa on koko kuitti ja koko kuitin teksti on selkeästi luettavissa.
• Kuvataan/skannataann kaikki ostoon liittyvät kuitit, esim. pankkikorttimaksussa kuvataan sekä varsinainen kuitti että pankkikorttimaksukuitti
• Jos kuitti on erityisen pitkä, kuvataan se useammassa osassa ja kaikki kuvat lähetetään kerralla eteenpäin.
• Tarkastuksen jälkeen kuva/skannattu kopio lähetetään joukkueen rahastonhoitajalle niin, että hän voi tallentaa kuvan tietokoneelleen ja lähettää kuvan minulle sähköpostilla yhdessä tiliotteen kanssa.
• Maksaja laittaa lähettämäänsä kuvaan/skannaukseen selvityksen mitä ko. kuitti koskee (esim ”P15 pelimatkaruokailu Tku 13.5.23”
• Maksaja säilyttää kuvan puhelimessaan niin kauan kun rahastonhoitaja on tehnyt kirjanpidon (käytännössä max 2kk) jonka jälkeen kuvan voi hävittää. Tämä siksi että tarvittaessa voin pyytää toisen kuvan jos vaikka sähköinen tallennus epäonnistuu.
• Jos käytetään skannausta, voi samalle A4-arkille skannata useita kuitteja kunhan kuitit eivät ole päällekäin ja jokaiselle kuitille on oma selvitys. Selvityksissä on oltava tarkkana siksi että kirjanpitotallennuksessa tiedetään minkä joukkueen kuitteja matkat koskevat.
• Puhelimeen on saatavana ilmainen Adoben ohjelma jolla kuvat voi lähettää suoraan

1. S-card joukkueille. Jokaisella joukkueella on S-ryhmän musta businesscard -kortti. Kortti on joukkuekohtainen eli sitä voi käyttää matkoilla kuka tahansa joukkueen edustaja (jojo/valmentaja/huoltaja). Kortti käy kaikkiin S-ryhmän toimipisteisiin (kaupat, huoltoasemat, hotelleit). Joukkueenjohtaja käy kuittaamassa kortin toimistolta ja jos jojo vaihtuu ilmoitetaan vaihdosta sähköpostilla Kirsille. Kortin käytöstä tulee joukkueelle lasku kaksi kertaa kuukaudessa (laskutusajat ovat 1-15. pvä ja 16- 31 pvä), lasku maksetaan aina viimeistään eräpäivänä. Jos maksut myöhästyvät menee kortti käyttökieltoon. Kun korttia käytetään ei kuittia tarvitse tallettaa eikä toimittaa rahastonhoitajalle sillä kaikki ostot näkyvät laskun liitteessä.
2. IZETTLE -palvelu. Seuralla on käytössä joukkueita varten Izettle – päätteitä 2 kpl. Izettlen voi lainata joukkueen turnaukseen toimistolta, varaukset laura.koski@juniorikups.fi . Seura veloittaa palvelun käytöstä 10 euroa / tapahtuma. Tehdyistä korttimaksuista joukkue saa izettlen yhteenvedon (Kirsi tai Aleksi lähettää rahastonhoitajalle) ja nettosumma (brutto josta on vähennetty iZettlen perimä provisio) tilittyy joukkueen tilille kun se on saapunut ensin hallinnolle, yleensä viikon kuluessa.
3. Seuralla on joukkueita varten em. iZettlen maksupäätteet, pohjakassa, onnenpyörä ja kaksi telttaa. Olemme myös hankkineet joukkueita varten kaksi KuPS Juniorit roll-upia esim myyntipöydän viereen. Kaikkiin näihin varaukset hyvissä ajoin etukäteen sähköpostilla laura.koski@juniorikups.fi Tavarat saa käyttöön varausjärjestyksessä, ottakaa myös huomioon toimiston loma-ajat.
4. Joukkueet EIVÄT SAA maksaa palkkioita tai kulukorvauksia suoraan yksityishenkilöille, näiden on AINA kuljettava seuran toimiston (käytännössä Kirsin) kautta. Ohjeistusta alla, tieto on myös rahastonhoitajien ohjeessa.

Erotuomaripalkkiot

Kun piirien toiminta loppui Suomen Palloliitossa tulivat tilalle vain alueet eli meillä se on Itä-Suomen alue. Suuruudistuksen myötä myös erotuomaripalkkioiden maksatus muuttuu täysin liiton alaisten otteluiden osalta (Leikkimaailmasarjan palkkiolaskut kulkevat vielä toistaiseksi myös toimiston kautta).

Tuomarit hoitavat kaikkien liiton alaisten otteluiden palkkiolaskutuksen suoraan liiton kanssa TASO-järjestelmässä eli seura ei enää maksa palkkioita suoraan tuomareille. Liitto laskuttaa ENNAKOIDUT palkkiot seuroilta (ja toimisto laskuttaa joukkueilta) 2-3 kertaa vuodessa eli alkukausi/loppusarjat/jatkopelit ja viimeisenä tasauslasku jossa on mm tuomareiden kulukorvaukset. 1. lasku tulee jo talvella/keväällä, toinen alkukesällä ja kolmas vasta kun kausi on päättynyt. Varautukaa siis laskutukseen jo etukäteen, liitolla on varsin lyhyet maksuajat laskuille. Lähetämme joukkueille liiton laskun liitteenä olevan selvityksen palkkioista mitä kullekin joukkueelle kohdistuu. Liiton sivuilta pitäisi löytyä paivitetty taulukko erotuomareiden palkkioista.

Erotuomari laskuttaa palkkionsa liitolta samalla kun tarkastaa ja vahvistaa pöytäkirjan, eli kaikki ottelut tulee olla Tasossa oikein.

Jos joukkue järjestää epävirallisen turnauksen, harkkapelin tms. joka ei ole TASO-järjestelmässä, hoidetaan erotuomaripalkkiot vanhan käytännön mukaan:

• Täytetyt palkkiolaput toimistolle: VAIN seuran omat palkkiolaput hyväksytään maksatukseen. Ne löytyvät seura nettisivuilta: https://www.juniorikups.fi/edustus/jaosto/1198/ero...
• Palkkiolaput on toimitettava toimistolle VIIMEISTÄÄN 2kk kuluessa pelitapahtumasta, joukkueenjohtaja huolehtii siitä, että palkkiot on varmasti toimitettu ajoissa.
• Toimisto maksaa palkkiot tuomareille, siirtää summat tulorekisteriin ja perii maksut joukkueelta jälkikäteen. Palkkiot laskutetaan joukkueilta neljä kertaa vuodessa.
• JOUKKUE EI SAA MAKSAA PALKKIOTA SUORAAN TUOMARILLE!
• Verokortti tarvitaan vain, jos tuomarilla ei koskaan ole ennen ollut verokorttia (eli hän hankkii ihka ensimmäisen verokorttinsa). Tämän jälkeen seuran järjestelmä hakee verokortit suoraan verottajalta.

Kulukorvauskäytäntö

1.1.2019 on astunut voimaan uusi verottajan tulorekisteri jota kaikkien on käytettävä. Tulorekisteriin on ilmoitettava KAIKKI henkilölle maksetut palkat, palkkiot tms verolliset korvaukset sekä KAIKKI verottomat kustannusten korvaukset. Ilmoitus on tehtävä 5 vrk kuluessa maksusta ja KuPS ry:n osalta tämän voi tehdä vain toimisto.

Jos siis joukkue päättää maksaa toimihenkilölleen kulukorvausta kilometreistä/päivärahoista toimitaan AINA näin:

• Käytetään VAIN seuran joukkueille tekemää kulukorvauskaavaketta, löytyy seuran nettisivuilta ja saa pyydettäessä toimistolta sähköisesti
• Kaavakkeen KAIKKI kohdat on täytettävä sekä etusivulta että ajopäiväkirjasta
• Kulukorvauksen hakija täyttää kaavakkeen koneella, tulostaa ja allekirjoittaa sen, ottaa tarvittaessa hyväksymiskuittauksen joukkueenjohtajalta ja skannaa sen
  • Toimistolle os. kirsi.poyhonen@juniorikups.fi
  • Tiedoksi joukkueen rahastonhoitajalle ja joukkueenjohtajalle
  • Jos hakijalla ei ole skannausmahdollisuutta, tuo hän alkuperäisen kaavakkeen toimistolle Kirsin pöydälle tai sisäisen postin laatikkoon
• Rahastonhoitaja siirtää kulukorvauksen loppusummaa vastaavan rahamäärän seuran hallinnon tilille (EI SIIS SAAJALLE!) FI83 5600 0520 1514 27 ja laittaa viestikenttään ”B3 Etunimi Sukunimi kulukorvaus”
• Toimisto kirjaa kulukorvauksen seuran järjestelmään ja maksaa korvauksen sen saajalle kun summa on saapunut hallinnon tilille.

Stipendit

Stipendien hakuohje on päivitetty ja muutettu 1.11.2023 alkaen laskuperusteiseksi. Tästä on olemassa ohjeistus seuran nettisivuilla: https://www.juniorikups.fi/seura/45/tukea-harrastu...

Kun joukkueen toiminta päättyy

Ikäryhmän P15/T15 joukkueiden toiminta päättyy kauden lopussa 15-31.10. ja pelaajat siirtyvät uusiin joukkueisiin (P17, P17/2, P17/3, T18, T18/2). Koska P20 ja em.joukkueilla on pysyvät tilit, ei P15/T15 tilejä enää tarvita. Näin ollen joukkueen tili lopetetaan viimeistään 31.1.

• Joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja huolehtivat siitä että kaikki joukkueelle tulevat laskut ovat tulleet ja maksettu, tarvittaessa tarkastakaa että kaikki kuluvan kauden bussilaskut, erotuomaripalkkiot ym on joukkueelta laskutettu.
• Joukkue käyttää tilillä olevat rahat esim joukkueen omiin päättäjäisiin ja voi halutessaan käyttää rahan myös pelaajille ja toimihenkilöille ostettavaan ”läksiäislahjaan”. Lahjan on oltava samanlainen kaikille ja liityttävä jalkapalloon (pelivarusteita, KuPS toppatakki tms). Lahjan maksimisumma on 50 euroa / henkilö.
• Jos tilille kuitenkin jää rahaa, siirretään rahat pelaajamääräsuhteessa uusiin KuPS ry:n joukkueisiin – joukkueen rahoja EI SIIRRETÄ VANHEMMILLE TAI SEURAN ULKOPUOLELLE MENEVILLE / LOPETTAVILLE PELAAJILLE.

Esimerkki: jos pelaajista 40% menee P17/2:een, 40% menee P17/3:een ja 20% P17 -joukkueeseen jaetaan rahat samassa prosenttisuhteessa ko. joukkueiden tileille sinne siirtyvien pelaajien kuluja varten. Jos pelaajista 30% siirtyy P17/2, 30% P17/3, 20% P17 ja 20% lopettaa tai menee toiseen seuraan jaetaan rahat prosentuaalisesti 37% P17/2, 37% P17/3 ja 27% P17 -joukkueisiin. Huomioikaa että siirrettyä rahaa ei saa korvamerkitä pelaajille vaan se käytetään joukkueen kuluihin esim pelimatkalla.

• Kun rahastonhoitaja on maksanut kaikki laskut ja tililä on rahaa 10-15 euroa (1 kk pankinpalvelumaksun verran joka peritään aina kk jälkikäteen) ilmoitetaan toimistolle että tili on valmis lopetettavaksi.
• Lopetus käsitellään seuran hallituksen kokouksessa, toimisto lähettää pöytäkirjan pankkiin.
• Mahdolliset pankkikortit palautetaan seuran toimistolle, samoin S-businesskortti.

Joukkueiden tilit

Kaikkien joukkueiden tilit ovat verotuksellisesti seuran tilejä, joten niiden avaaminen, muuttaminen ja lopettaminen on käsiteltävä seuran hallituksessa. Joukkueenjohtaja toimittaa kaikki tarvittavat tiedot toimistolle sähköpostilla kirsi.poyhonen@juniorikups.fi josta asia viedään seuran hallituksen kokoukseen. Kun asia on kokouksessa käsitelty, tekee toimisto pöytäkirjan tai -otteen ja toimittaa sen suoraan Osuuspankkiin. Kaikkien joukkueiden tilit ovat seuran tilejä myös kirjanpidollisesti, joukkueilla on velvollisuus valvoa tilinsä käyttöä ja tehdä tilinkäytöstä kirjanpitoselvitys seuralle kuukausittain. Seura antaa rahastonhoitajalle kirjanpitokoulutuksen tätä varten. Kaikilla tilinkäyttöoikeutetuilla on vastuu joukkueen tilin oikeasta käytöstä.

1. Uuden tilin avaus, Kun joukkueelle avataan tili, tarvitaan sitä varten hallituksen kokoukseen tiedoksi seuraavat asiat:
   • Kenelle tulee tilinkäyttöoikeus: joukkueenjohtajalle että rahastonhoitajalle. Joukkueenjohtajalle otetaan myös pankkikortti juoksevien asioiden hoitoa varten ja rahastonhoitajalle verkkopankki joukkueen maksujen hoitoa varten. Mikäli joukkue on suuri, voi pankkikortti olla useammallakin henkilöllä, tällöin heille tuleeyleensä myös tilinkäyttöoikeus. Joukkue voi päättää korttien määrän itse, kannattaa kuitenkin muistaa, että kortit ovat maksullisia. Valituilta henkilöiltä tulee ilmoittaa nimi, osoite postinumeroineen, täydellinen henkilötunnus, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
   • Seura kirjaa henkilöt joukkueen tilille sen jälkeen kun pöytäkirja on mennyt ja tili on avattu.
2. Olemassa olevan tilin muuttaminen, Joskus joukkueessa vaihtuu henkilö, jolla on tilinkäyttöoikeus. Tällöin ilmoitetaan toimihenkilölomakkeella lopettavat ja uudet henkilöt. Uusista henkilöistä tarvitaan lisäksi kohdassa 1. mainitut henkilötiedot.
   • Kenen tilinkäyttöoikeudet muuttuvat (ja miten), kenen poistuvat ja kenen säilyvät ennallaan. Uusille ja muuttuville henkilöille nimet, henkilötunnukset, osoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostit, poistuvistahenkilöistä tarvitaan vain nimi.
   • Jos esim. rahastonhoitaja muuttuu, ilmoitetaan että nykyisen rahastonhoitajan tilinkäyttöoikeudet poistetaanseuraavan kuukauden alussa esim 3 päivä (jotta vanha rahuri saa tulostettua vaihtokuukauden tiliotteen) ja uuden alkavat samana päivänä kuin pöytäkirja on tehty. Uuden rahastonhoitajan osalta on mainittava kohdassa 1. mainitut henkilötiedot.
3. Seura tekee pankissa henkilötietojen lisäykset, muutokset ja poistot pankin yritysverkko-ohjelmassa. Ne astuvat voimaan heti kun pankki saa tiedon, tässä voi olla viivettä. Pankkikortit on seuran aina haettava pöytäkirjalla, niitä ei voi hakea verkossa.
4. Jos tilinkäyttöoikeuden haltijalla on Osuuspankissa oma tili, tulee joukkueen tili näkyviin hänen verkkopankkiinsa, uusia tunnuksia ei tarvita. Verkkopankissa on siellä yläreunassa laatikko "Vaihda asiointiroolia". Klikkaamalla sitä löytyy joukkueen tili koska kyseessä on yritysasiakastili.
5. Jos tilinkäyttöoikeutetulla ei ole Osuuspankin tiliä on hänen käytävä tunnistautumassa pankissa. Mukaan tarvitaan sirullinen henkilökortti (ajokortti ei käy) tai voimassa oleva passi. Pyytäkää mukaanne myös yrityspankkitunnukset. Tunnukset voi myös tilata www.www.op.fi/yrityspalvelutunnukset. Tunnistautumisesta on ollut vaihtelevia käytäntöjä eikä pankki niistä aina meille ilmoita. Viimeisin tieto (15.11.2024) on, että Käyttäjät, jotka noutavat ja tarvitsevat yrityspalvelutunnukset tilin hoitoon, todennetaan henkilöllisyys konttorilla. Tunnukset ovat heti voimassa ja pääsevät käyttämään tiliä. Pankkikortin tilaamiseksi kortinhaltijan tulee todentaa henkilöllisyys konttorin asiakaspalvelussa, jos hänestä ei ole aiemmin todentamisasiakirjaa pankissa (eli jo olemassa olevaa asiakkuutta).
6. Tilin lopettaminen, Kun joukkueen toiminta aikanaan loppuu pitää tili lopettaa. Tällöin ilmoitetaan hallitukselle seuraavat tiedot:
   • Tilin haltija (eli joukkue), pankki ja täydellinen IBAN-tilinumero
   • Päätös tilin lopettamisesta
   • Minne tilillä mahdollisesti olevat varat siirretään (yleensä ne siirtyvät esim. B2:lle jos lopetettava tili kuuluu JL-joukkueelle)
   • Tilin lopetuksen tekee tarvittaessa rahastonhoitaja
7. Pankkikortti, Kun joukkueen toimihenkilölle hankitaan pankkikortti, määrittää seura kortille ns. turvarajat. Nämä ovat verkko- ostoissa ja käteisnostoissa 100 euroa / vrk ja korttimaksuissa 2000e/vrk. Näin turvataan se, että esim. korttivarkauden seurauksena ei joukkueen tililtä pystytä nostamaan rahaa tai maksamaan nettiostoksia. Korttimaksuissa raja tarvitaan korkeaksi siksi, että sillä pystyy maksamaan mm joukkueen hotelliyöpymiset. Seura määrittää automaattisesti nämä rajat pöytäkirjaan aina kun joukkueelle haetaan pankkikorttia.

Osuuspankki – ohjeet tilinkäyttöoikeuksiin liittyen (saatu OP yrityspalvelusta 27.2.19.)

Kun henkilölle on lisätty käyttöoikeudet yrityksen/yhdistyksen tiliin ja verkkopankkiin, pääsee hän asioimaan verkkopankissa op.fi omilla henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksillaan. Tällöin yrityksen/yhdistyksen tili näkyy omana erillisenä asiointiroolina verkkopankissa, kun henkilö kirjautuu sisään.

Huomioittehan, että mobiiliasioinnissa yrityksen/yhdistyksen tilitietoja ei näy OP-Mobiilissa, vaan tätä varten tulee asentaa oma sovelluksensa, joka löytyy nimellä Yritysmobiili. Tähän sovellukseen kirjaudutaan samoilla tunnuksilla kuin OP-mobiiliinkin.

Mikäli henkilöllä ei ole henkilökohtaisia verkkopankkitunnuksia Osuuspankissa, tulee henkilön tilata erilliset yrityspalvelutunnukset. Tässä ohje tunnusten tilaamiseen. Yrityspalvelutunnukset voi myös käydä noutamassa Osuuspankin konttorilta henkilöllisyystodistuksen kanssa.

Yrityspalvelutunnukset voi tehdä osoitteessa www.op.fi

• Kirjoita vasemmassa yläkulmassa kohtaan Mitä etsit? ”Yrityspalvelutunnukset”
• Valitse Yrityspalvelutunnukset > Tilaa Yrityspalvelutunnukset
• Verkon kautta tilaukseen tarvitset henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset (OP, Nordea, Aktia, Danske Bank, S-Pankki, Handelsbanken, POP pankki, Säästöpankki ), joiden avulla varmistamme henkilöllisyytesi.

Kun haet tunnuksia, muista tehdä tilaus loppuun asti.

1. Tunnistaudu oman pankkisi verkkotunnuksilla
2. Valitse sopimuspankki
3. Anna avainlukulistan postitusosoite (avainlukulistan postitus kestää n.3pv)
4. Hyväksy sopimusehdot - vahvista omalla pankkitunnisteella
5. Tulosta tai kirjoita ylös käyttäjätunnus ja salasana
6. Tulosta tai talleta sopimusdokumentti ja ehdot > KIRJAUDU ULOS

Tutustu yrityspalvelutunnusten sopimusehtoihin huolella ennen tunnusten tilausta.